仕事・人間関係

その会議必要ですか?

その会議必要ですか?

このお話のポイント


Amazonが実践する4つの会議

情報伝達の会議は必要最低限に

目的を明確化して行う意思決定

短時間のブレストでアイデアを出す

KPIとKGIを日々見ること問題を見える化

マイノリティゆき

Amazonが躍進を進めれた背景に、4つのすごい会議があるみたいです!

必要な情報を必要な人だけに「情報伝達会議」

「情報伝達会議」とは、人事に関することやプロジェクト・会社の状況を伝える会議のことです。

日本では定例会議や慣習となり「情報伝達会議」にかける時間が多いと言われています。

Amazonでは、情報伝達会議はできる限り回数や時間を少なくするように求められています

あえてフェイス・トゥ・フェイスで話す必要がなければ内容をメールで一斉送信するだけで事足ります。

個人個人の情報を聞く必要があれば、一度に大人数を集めるより、一対一で話す時間を設けましょう

一対一で話すことで、会議では知ることのできない問題(人間関係やプライベートな問題)が見えてき、問題発生前に対処できるかもしれません。

まとめると、情報伝達は必要な人だけに行い、口頭で伝える必要がなければメールの一斉送信で済ませるのがいいでしょう

マイノリティゆき

確かに、朝イチで朝礼があるとメールで良くね?って思っちゃいますよね。

効率良く、間違えずに決める「意思決定会議」

「意思決定会議」とは会議の議題に対して、何かを決める会議のことです。

長時間の会議が終わった後に、結局何が決まったのかわからないといった経験があるかと思います。

これは会議終了時の目的が明確に共有されていないためです。

Amazonでは何を(What)・誰が(Who)・いつ(When)の「3つのW」で会議の目標を事前に共有します。

この「3つのW」を時間内に決めることが会議の目的と伝えた上で、会議を始めることが「決まらない」会議を回避するために必要です

マイノリティゆき

会議の責任者にこの意識を植え付けたいですね。

日本ではまだまだ未成熟「アイデア出し会議」

「アイデア出し会議」とは、アイデアを出し合い、新サービスや既存製品などの質を高める会議を指します。

Amazonでアイデア出しに使われている手法がブレイン・ストーミング(ブレスト)です

ブレストとは、1つの課題に対して複数の人が付箋やホワイトボードにアイデアや意見を自由に書き、そこから課題解決の糸口を探す手法です。

Amazonがブレストを行う上でのコツ、アイデア出しの時間は短く区切るということです。

じっくりと考えた無難なアイデア数個よりも、荒削りだけどたくさんのアイデア出すことの方が価値があると考えられています。

これは荒くてもとにかく量を出したほうが、良いソリューションの原石がある確率が高くあるためです。

マイノリティゆき

ブレストの効果は疑問視されていますが、Amazonではうまくいっているようですね!

アイデアは実施・継続してこそ価値が出る「進捗管理会議」

「進捗管理会議」では、アイデアをプロジェクトとして進め実際に実行・継続するために必要なものです。

この会議で必要なものは定量的に測れる指標、KPI(重要業績評価指標)とKGI(重要目標達成指標)です。

KPIとKGIの違いは、KGIが大きな目標でKPIが小さな目標です。

具体的な例を上げるとすると「今年は売上1億円を目指す」という目標はKGIです。

これを実現するために、「営業件数を増やす」「製造ラインの効率化を測る」というものがKPIとなります。

このKPIやKGIは問題を数値として見えるかできるという点で重要です。

日々の進捗を定量的に判断することで、仮説検証がスムーズに行なえ、問題が明確化します。

マイノリティゆき

日々進捗率や売上をデータとして見る習慣を付ければ問題解決に向けてスムーズに動けますね!

終わりに

「その会議必要ですか?」についてお話しました。Amazonの効率と合理性を求めた4つの会議は勉強になりました。会議を開くことがある方の参考になれば幸いです。

マイノリティゆき

まずは会議人数を必要最低限に絞ることが大切ですね!

またこちらの内容は以下の本を参考にしています。
興味がありましたら手にとってみてはいかがでしょうか?

アクティブなインドア
マイノリティゆき
日常の悩みや疑問を本から得たマイノリティな知識・情報で解決するブログです!本を月2冊以上読めば、誰もがマイノリティ思考を手に入れることができます。このブログを通じて本を読んでもらえる方が増えることが目標です。
RELATED POST